Qu’est-ce que la transformation numérique ?

Il s’agit d’une mutation à travers laquelle une entreprise améliore ou remplace ses pratiques existantes à l’aide de nouvelles technologies. Cette mutation ne doit pas se contenter de moderniser les systèmes d’information, mais doit aussi répondre aux ambitions, à la vision et à la stratégie des dirigeants d’entreprise.

C’est donc un processus stratégique à fort impact sur la structure : coûts importants, transformation des processus métiers, formation des salariés, communication avec les partenaires (clients, fournisseurs, etc.).

Il est important de réussir de tels projets afin que votre investissement ne se transforme pas en perte pure et simple.

Comment réussir sa transformation numérique ?

Tout d’abord, la transformation numérique n’est pas qu’une modernisation des processus métiers à l’aide d’outils numériques. C’est avant tout la matérialisation d’une stratégie pensée en amont et traduite sous forme d’objectifs.

Méthodologie

Afin de garantir le succès de la transformation numérique, il est important de suivre un modus operandi clair pour tout le monde. Mon expérience m’a permis d’élaborer une méthodologie que j’ai fait évoluer au fil des années et de mes projets.

1. Audit préliminaire
      • Elaboration et/ou définition des objectifs stratégiques
      • Inventaire des processus métiers
      • Inventaire des outils numériques déjà en place
2. Etudes
      • Définition des indicateurs de pilotage de l’activité
      • Audit des processus métiers : description précise et proposition d’optimisation
      • Conduite du changement
      • Etude des coûts
      • Calcul des retours sur investissements
3. Mise en œuvre
      • Priorisation des projets
      • Gestion itérative des projet
        • Répétition des 4 sous étapes suivantes sur de courtes périodes jusqu’à la fin du projet)
          • Définition des objectifs avec les utilisateurs
          • Mise en œuvre et livraison
          • Test par les utilisateurs
          • Mesure de la réussite du projet
      • Accompagnement des utilisateurs
      • Accompagnement des partenaires

Toutes les phases et étapes s’accompagnent de livrables que je ne détaillerai pas ici. Cependant, n’hésitez pas à me contacter si vous souhaitez en savoir plus.

L’organisation que je présente ici, de manière macroscopique, est l’entièreté de la méthodologie mais elle peut être adaptée en fonction des spécificités de l’entreprise : toutes les étapes ne seront pas forcément nécessaires pour une très petite structure.

Points d’attention

            Objectifs stratégiques

Ils représentent le but à atteindre. Durant leur élaboration, il est important de se projeter le plus loin possible car ce sont eux qui vont guider la transformation numérique. Même si, technologiquement, ils sont inatteignables, ils seront le moteur de la culture de l’entreprise pour les prochaines décennies.

            Les salariés

Une telle transformation est généralement la source de questions et de peurs sur l’avenir pour les salariés. Il faut les inclure le plus rapidement possible, soit par des représentants, soit par de la communication. Il est primordial qu’ils puissent donner leur avis car ce sont eux qui connaissent le mieux les processus métiers. Cela permet de mieux faire accepter la modernisation et réaliser une transformation réussie.

            Les partenaires (clients, fournisseurs, etc.)

Il faut rapidement communiquer avec eux et leur laisser le maximum de temps pour s’adapter. Cela représente un changement pour eux aussi. Leur présenter les avantages et les accompagner dans leur adaptation permet de les faire adhérer et éviter qu’ils ne le ressentent comme une contrainte.

            Le choix des solutions logicielles

Il y a quelques pièges à éviter dans le choix des solutions. Il faut garder à l’esprit que la gestion de matériel informatique ainsi que des solutions logicielles ne fait pas partie de votre cœur de métier. Aujourd’hui, les solutions en ligne (online, cloud, SaaS) apparaissent comme étant la meilleure approche afin de se concentrer sur son activité : pas de machine qui tombe en panne, pas de mise à jour ni de problème de sécurité à gérer, etc.

Ce choix génère une autre interrogation : la confidentialité de ses données. Il faut s’assurer que vos données stockées en ligne seront confidentielles et le resteront. Le mieux est de choisir des services hébergés en France.

Comme je l’ai déjà évoqué dans mon précédent article (cf. De l'importance de la donnée en entreprise…), il faut également faire attention à la propriété réelle des données saisies dans ces logiciels. Même si cette mauvaise pratique tend à disparaître petit à petit, il existe encore beaucoup de solutions qui prennent en « otage » leurs clients, c’est-à-dire que toutes les données saisies ne vous appartiennent pas vraiment : il est impossible de les extraire pour faire des analyses ou pour changer de solution sans passer par un surcoût non négligeable. Il est également impossible d’automatiser les échanges de données entre vos différentes solutions logicielles.

Comment mesurer la réussite de sa transformation numérique ?

Il ne s’agit pas uniquement de quantifier les économies réalisées, même si cela reste un bon indicateur, mais également de comparer la vision stratégique élaborée dans la première phase avec les objectifs qui ont été réellement atteints.    On peut la mesurer à travers différents indicateurs :

  • Economies réalisées
  • Satisfaction des salariés/partenaires
  • Facilité à gérer son activité
  • Rapidité à prendre des décisions éclairées
  • Faculté de l’entreprise à s’adapter à son environnement

Afin de ne pas s’éloigner de la stratégie définie, il faut mesurer l’avancée de cette réussite tout au long du projet pour éviter qu’une mauvaise décision et/ou une erreur fasse échouer le projet : il faut s’en rendre compte le plus rapidement possible afin de minimiser les aléas. C’est la condition sine qua non pour réussir sa transformation numérique.